كيف تنظم مكتبتك ؟؟؟

كيف تنظم مكتبك؟

المكتب.
تنظيف سلة الأوراق.
أوراق أخرى مكدسة في المكتب.
المحافظة على النظام.
رتب مكتبك قبل المغادرة.
أول ساعات الدوام.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

أولا : ترتيب المكتب:
 صنف الأوراق حسب أهميتها.
ضع الأوراق المهمة في حاوية مؤقتاً.
سلم الأوراق التي لا تخصك لصاحبها.
تخلص من الإوراق التي انتهيت منها.
الأوراق التي تستطيع تحديد مدى حاجتك لها ضعها في ملف وحاول فرزها مرة أخرى.


ثانياً : نظفً سلة الأوراق:
عد مرة أخرى إلى الأوراق التي صنفتها وضعها في قائمة الأولويات حسب الأهمية.

ثالثاً : أوراق أخرى مكدسة في المكتب :
والآن وبعد تفريغ المكتب من المكدسة قم بمعالجة الأوراق الأخرى المبعثرة في نواحي الغرفة ورتبها بنفس الطريقة السابقة.

رابعاً : لا تنشغل بسفا سف الأمور:
لا تشغل نقسك بأي أفكار أو مشاغل جانبية أثناء فرزك وتصنيفك للأوراق.
عند تذكرك بأن هناك مكالمة هاتفية أو عمل يجيب عليك متابعة فقم فوراً بتدوينه في ورقة خارجية لتقوم بعمله لا حقاً.


خامساً: المحافظة علي النظام :
يتحتم علينا أن نحافظ على النظام الذي قمنا بوضعه وعدم السماح بأي حال من الأحوال من أن نتركه.

سادساً : رتب مكتبك قبل المغادرة:
ساعة الدوام الأخيرة يجب أن تصرف في تصنيف الأعمال لليوم القادم وترتيب الأوراق ووضع الأولويات وسماع الرسائل الصوتية وقراءة رسائل المكالمات الواردة.
حدد الأولويات واجبات اليوم التالي حتى تستعد للعمل غداً بصفاء ذهن.
اجعل من مراجعة الأعمال قبل الرحيل واجباً يومياً روتينياً وجاهد نفسك في الاستمرار عليه.
تذكر أن هدفك هو " لا تأجل عمل اليوم إلى الغد "

سابعاً :أول ساعة دوام :
من الأفضل أن تقوم بمباشرة أصعب المهام واعتقدها في بداية اليوم حيث تكون الطاقة العملية والاستيعابية في أعلى مراتبها.
والمطلوب هو أن تغلق باب المكتب وتعطل الهاتف وتؤدي أهم الواجبات , وستجد أن ما كنت تؤديه في ساعات عديدة وبمجهود عالي ستؤديه في وقت قياسي بأقل الجهود.

ثامنا : بالأسئلة الصحيحة تحافظ على وقتك :


من أنسب الطرق للحصول على المعلومات هو توجيه الأسئلة.
من شروط الحصول على المعلومة هو إتقان السؤال